皆さんは「信書」をご存じでしょうか？DM（ダイレクトメール）を制作していると、これは「信書」かどうか、確認する必要があります。
なぜ、そのような確認が必要なのでしょうか。なぜなら、郵便法で取り扱いについて定められており、送付する方法が決められているからです。
信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」です。（郵便法第4条第2項）
ゆうメール便のように普通郵便と比べて安価に送れるサービスはあくまで「不特定多数の方向けに送る広告」の為、「信書」を送ることが出来ません。
一方「信書」は確実に相手に届けたい内容を送る物になります。
例えば、書面に個人名が入っている書状や請求書など。また、書面の内容から個人宛に送っていることが明確な物が該当します。
では、「信書」を送ることが出来るサービスはどんな物があるのでしょうか。
日本郵便の「普通郵便」「レターパック」「スマートレター」が一般的ですが、
他にも佐川急便の「飛脚特定信書便」などです。
ゆうメール便に比べて割高になっており、大量に送付する場合、「信書」で取り扱うかどうかでコストに大きく影響します。
DM（ダイレクトメール）も「信書」扱いをされる場合があります。
その要因は文面に個人を特定する表現や表記があり、信書とみなされてしまうからです。
では、どのように対策すればよいのでしょうか。
●受取人を特定する表現をしない
特定の人に宛てた文書は「信書」として扱われます。DMの挨拶文に「〇〇をご利用の皆様」「〇〇の方限定」のような表現は避けます。
●文書に特定の商品やサービス名などを入れない
「いつも〇〇をご利用いただき、ありがとうございます」や「〇〇をお使いの方だけに」などの表現はDMを送る相手を特定していると見なされます。また、「ご登録いただいた住所へ送付しています」といった文章も会員向けに送っていると判断されてしまいます。
●添え状の書き方を注意する
「今回送付している物は〇〇です」という範囲を超えないようにする必要があります。例えば「〇〇様へ」「〇〇をご購入いただいた方に」など個人を特定できるような文面は避けましょう。
皆さん、いかがでしたでしょうか。今回は「信書」についてお話させていただきました。
2024年10月には30年ぶりに普通郵便の値上がりがあると言われています。
これを機にゆうメール便やその他メール便の利用検討をされる方もいるのではないでしょうか。
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