神戸でハイブリッド配信

投稿日2022/04/12
最終更新日2023/03/07
ライター Shimada

3月後半、神戸での配信案件を担当しました。
その中クリエイティブコーディネーターがなにをしているのかを中心にレポートします！

神戸の街は港町

神戸に来ております。拠点が東京ですのでお仕事はどうしても関東圏が多いですが、実は全国どこでもいきます！と謳っております。

出張はあまり多くはないのですが、今年は早々に神戸出張が入り少しウキウキしています。

神戸の街は港町なので横浜と少し似ていて落ち着きます（横浜在住）。といっても弾丸日帰りの旅なので町並みは車窓のみ！

どんな配信だったのか

元町近くの会場で搬入9時開始。配信スタッフさんは準備もあるので前日入りしてもらい、
少しでも準備時間が確保できるように調整しています。
どのような配信でも機材搬入とセッティングには2時間程度はかかるのでなるべく早く会場に入れるような段取りが肝になります。

今回はZoomウェビナー、視聴参加者は300名ほど、会場でのリアル登壇は講演スタイル式、遠隔登壇者と会場とのやり取りもあるとのことでしたので音響スタッフ1名、配信スタッフ2名、カメラマン1名という布陣に設定。

ウェビナー

会場にはすでにプロジェクター、スピーカー、マイク等の会場からレンタルする機器が搬入されていて一安心。
コーディネーターができることは当日も含めての準備の段取りを抜かりなく整えていくことですので、
会場設備などの確認は会場と直接行うことも多いです。
お客様と会場との間に入り情報共有も図ることも必要があれば行います。

スクリーン

クリエイティブコーディネーターが行うこと

クリエイティブコーディネーターが事前に行うことをもう少し詳しく記録しておきたいので、以下箇条書きにて記しておきたいと思います。

進行台本を読み込み懸念事項を洗い出してクリアにしておく
持ち込む機材の確定
会場の設備の把握
レンタル可能な設備の確認
お客様が繁忙で連絡が取れない時には会場に機器予約の状況を確認
会場の押さえている時間が搬入搬出の考慮がされているか
技術スタッフが行う範囲、お客様に担っていただく作業や範囲、はなるべく早く明確にしておく

このように、お客様・技術スタッフ・会場・機材設備など、関わる全てを、
本番が滞りなく開催できるように整えていくことがコーディネーターの役割です。
洩れがあると必ずぎくしゃくします。（洩れている時はスタッフにすごく助けられております、、）

イベントにおける人の動き・物の移動の準備の重要性

配信のイベントは「イベント自体の段取り」と「配信の段取り」の2つを考えないとならないので担当者様はとても大変だと接していて感じております。
特に進行の流れに沿った人の動き、物の移動の想定は大変です。

会場のレイアウトをどうするか
登壇者はどこから登壇してどこから降りるのか
場面転換の際のマイクの用意やテーブルの移動はだれが行うのか

このような動きをちゃんと決めておくことはとても大事。できれば開催日の数日前（もしくは前日）に会場で1度シュミレーションを行うことをお勧めしています。
行えない場合は当日このシュミレーション時間をなるべく多く確保できるようしておくとよいでしょう。
役割が明確になりますし、なにが足りないかもはっきりします。

準備OK