7.ロケハンをする

「ロケハン」とは、「ロケーション・ハンティング」という言葉の略で、写真や映像を実際に撮影する前に、撮影で使用する場所を事前に下見することを指します。ハイブリッド配信におけるロケハンは配信を行う会場を下見することを指します。
なくてはならない工程ですので、遅くとも開催日の2週間前くらいまでには必ず行いましょう。配信で使用する会場設備もチェックするので、配信技術スタッフの同席も基本となります。

ロケハンで行うこと

ハイブリッド配信のロケハンでは主に以下の2つを確認します。

• 会場設備
• 会場全体のレイアウトと人の動き

より具体的に解説するため5つに分けてみます。

1.光回線について

最初に確認するのは、配信の一番大事な設備である光回線についてです。有線でつなげるか、回線は高速か、専有回線があるか、フリー Wi-Fiがあるかなどを確認します。
確認の仕方は4.光回線についてもご参照ください。

2.配信拠点の検討

有線光回線を会場のどこから引いてこられるかによって配信拠点の場所がおおむね決まります。そのほかにコンセントや音響設備の位置、照明スイッチの位置などを確認します。配信拠点の場所による客席への影響がないことが望ましいですが、設備の場所によっては座席数を減らすこともあるので、運営側・配信スタッフ双方で相談しながらだとスムーズに決めていけます。

3.会場設備について

会場としっかりやり取りを行って回線のことや会場常設の機材を把握はおくことは大事です。サイト閲覧のみでは把握できないので会場の機材を確認するという意味でもロケハンを行う必要があります。よってロケハンは技術スタッフとの同席が基本となります。会場設備が配信でも使用できる機材なのかが判断ができれば、配信会社から持ち込む機材が明確になります。また、会場によっては使用できる機材が制限されている場合があります（ワイヤレスマイクはNGなど）。
そのほかの機材の準備については5.機材を準備する「会場の設備が使用できるかを確認しよう」もお読みください。

4.登壇者・来場者の動線

実際のイメージが図面と違うこともあるかもしれません。プログラムが問題なく運営できそうな広さなのか、集客数を踏まえた座席数があるか。会場全体のレイアウトなどを確認しておきます。少しイベントの流れに合わせて動いてみるとよいかもしれません。
実際の場所でも、基本的には登壇者や司会者の配置や動きの想定は本番当日までできませんので、登壇する演台の位置、司会者の位置、登壇者の歩く動線を決めていきましょう。会場によっては、来場者の着席までの動線がわかりにくい場合に備えて誘導する人員がいたほうがよい場合もあります（後ろの席から埋まっていくものですし、、、）。
また、壇上のレイアウトを途中で変える場合にイスやテーブルなどを準備しておく場所なども決めておけると安心です。

会社のオフィスなどの場合は、配信に適した場所かどうかも確認しておきましょう。配信では、不必要な音によりイベントの満足度が低下することがあるため以下のような確認をします。

• 会場外での騒音の有無（工事の予定などないか）
• 空調の音などの環境音の有無（暖房・冷房、アナウンス、BGM等）

一番大事なのはイメージの共有

ロケハン、下見など言葉としてはライトな響きですが多くの確認事項があります。ロケハンを行うタイミングではプログラムが未確定であったり、人の動線や壇上のイメージがまったく決まっていないことも多いものです。
そういう意味ではロケハンとは「関係者が集まり会場で本番のイメージを詰めていくこと」と捉えるとよいと思います。よって主催・運営の担当者のみだけではなくなるべく多くの関係者が集まれるよう努めましょう。集まる機会もなかなかとれないのでここがマイルストーンと決めて皆さんで一緒に詰めておくと以降の準備がスムーズに進みます。

また、事情により会場が急きょ変更になる場合には二度手間でもロケハンも改めて行うべきです。確認事項のチェックはもちろん行いますが、変更によって運営の段取りの調整なども出てきているはず。
ともあれロケハンは準備をするにあたり外せない工程です。

ロケハン時にチェックすべきポイントを網羅したロケハンチェックシートをダウンロードできます、ぜひご活用ください。