実録！ミニマムなハイブリッド配信

投稿日2021/12/14
最終更新日2022/05/09
ライターカッキ～

弊社営業からの相談

クライアントより弊社営業担当に「印刷の見積もり項目がイマイチ分からないからレクチャーしてほしい」との要望があり、地方拠点からも参加したいとのことで、オンライン配信で出来ないか？と我々NP CREATION（以下NPC）に相談が…

以下、営業担当との会話。

営業担当

クライアントは東京事業所の方はウチの会議室に来てもらって、いくつかの地方拠点からはオンライン配信で参加したいらしんだけど、何か良い方法はありますか？

おっ、正にハイブリッド配信だね。ウチの会議室で行う東京事業所の方向けレクチャーを各地方拠点へライブ配信しちゃえばいいんじゃないかな。今、一番トレンドな配信方法だよ

NPC

営業担当

営業活動の一環だから、あんまり費用かけられないんだけど…

対クライアント様だけど、内々の講習みたいな感じだから大掛かりな機材は使わないでWebカメラとかリングライトで対応しようか。それでも十分レクチャーは伝わると思うよ

NPC

営業担当

全然OKだと思います。基本的には僕が資料に沿ってザっと印刷の流れを説明していこうと思っていて、質問もその都度してもらう感じに考えているんだけど

なるほどね。それだったら会議室参加者は質問があれば挙手してもらって、オンラインの方はチャットもしくはQAで。っていうのはどうかな

NPC

営業担当

僕はどうしたらいい？

会議室で挙手があったら、その場で対応して。配信用にインカム付けるからオンライン参加者にも聞こえるように質問内容を復唱してほしい。チャットもしくはQAが来たら、こちらから都度知らせるよ。そしたら今度は会議室参加者向けに質問内容読んであげてね

NPC

営業担当

了解。そうしたらクライアントにも配信方法伝えて、僕は資料作成進めます

と、いうわけで配信概要まとめると以下に。

レクチャー概要

登壇者: 弊社営業担当1名
受講者: リアル参加者12名様、オンライン参加者4名様
配信: 配信オペレーター：2名（NPC）
会場: 日経印刷大会議室

使用機材・ソフト

Zoomウェビナー（登壇者が一方通行でセミナーをするためウェビナーを選択）
Webカメラ：1台
インカム：1台（登壇者用）
三脚：1脚（Webカメラ据え置き）
リングライト：1灯
パソコン：3台
PC A ：登壇者用
PC B：オンライン用に資料を画面共有。レクチャーに合わせてページ捲り
PC C ：会議室スクリーン投影用。こちらもレクチャーに合わせてページ捲り

今回の会場・配信セッティング図とオンライン画面

配信セッティング図

実際のセッティング写真 — 【実際の写真】スクリーン・登壇者PC・Webカメラ・インカム・リングライト

スタッフ席機材 — 【スタッフ席の機材】パソコン2台（1台はZoomに接続、1台はスクリーン投影専用）

進行

レクチャー中、質問があれば都度リアル参加者は挙手、オンライン参加者はチャットもしくはQAで。

NP CREATIONの役割

配信オペレーション
レクチャーに合わせてスクリーン、オンライン双方の資料捲り
チャットもしくはQAの取りまとめと登壇者へ伝達

事前準備

Zoomのアカウントの確認
コンセントの位置、タップの数、などセッティングの確認
資料確認
目安の時間を共有するため、タイムスケジュールを作成。

タイムスケジュール

こちらが実際に使用したタイムスケジュールです。今回はミニマムな配信だったのでシンプルでした。「時間」「投影スライド」「オペレーター作業」の3項目。オペレーターは登壇者の進行に合わせてスライドをめくります。

レクチャー当日

本番2時間前、会議室に登壇者とNPCスタッフ2名で最終確認
会議室の天井に備え付けのプロジェクターより投影する画面の位置を確定させる
投影を行いながら登壇する位置、インカムやPCのコードが途中に抜けるような事がないかを確認する。登壇者に本番同様に動いてもらい、Webカメラの位置を確定
リングライトの位置と明るさを確認

緊張のリハーサルスタート！！

仮でZoomアカウントを取り、タイムスケジュールにそって登壇者に本番同様に登壇してもらい音声チェック、資料を画面共有し、登壇者や視聴者にストレスなくスライドが捲れているか確認する。画面に映る登壇者の定位置にライト位置の微調整を行う
全てが確定し、10分程度本番同様の声量、スライド捲りを行い問題無し
「リハーサル完了、本番宜しくお願いします」

変更・トラブル

事前に営業担当からレクチャー資料をもらっていたが、当日、資料が9ページから34ページに…
慌ててタイムスケジュールを差し替え。さらに三脚の破損が発覚。テープ固定で事なきを得る。時間が迫っている直前での資料増とか変更は極力避けたい。今回の変更は時間内の資料スライドの追加で配信終了時間に影響はなかった。スライドのサムネイルをコツコツと作り事なきを得た。

感想

今回の配信に関しては登壇者・スタッフが共に社内だったため連携が取りやすかった。
社内の会議室をセミナー用に机・椅子の配置換え、プラス今回はWebカメラ、インカム、リングライト、PCを持ち込みセッティング、そしてリハーサル。普段のセミナーに最小限の機材をセットするだけで、お客様に満足のいく配信ができた。